Uspješne udruge su one koje svoje informacije čine vidljivima osobama uključenim u upravljanje udrugom i obavljanje gospodarske djelatnosti. Tako se stvara organizacija u kojoj se dijele znanja, iskustvo, a rad je temeljen na timskom radu usredotočenom na korisnike usluga i kupce. Za navedeno udruga mora znati svoje ciljeve, misiju, viziju i imati izrađene strateške dokumente na temelju kojih će za svaki pojedini projekt, a i tekuću kalendarsku godinu moći izraditi i akcijski plan čije ostvarenje je potrebno konstantno pratiti i prema potrebi ga revidirati.

 

PRIMJENA AKCIJSKOG PLANA RADA

Upravljačka struktura udruge mora postići sporazum o izradi akcijskog plana rada, bilo za tekuću kalendarsku godinu ili za provedbu određenog projekta udruge. Akcijski plana rada udruge se treba odnositi na segmente: upravljanje udrugom, korisnike udruge, tržište i kupce (ukoliko udruga ima gospodarsku djelatnost). Nakon određivanja aktivnosti toga akcijskog plana potrebno je delegirati odgovornosti za njihovo ostvarenje. Predsjednik udruge bi trebao biti taj koji će upravljačkoj strukturi dodijeliti odgovornosti za svaki segment, te s njima odrediti ključna mjerila timskih rezultata. Paralelno, svaki tim mora imati na uvid ta mjerila kako bi se ostvario akcijski plan. Kao i u svakom poslovanju, tako i kod poslovanja udruga, neizbježno je pojavljivanje određenih podbačaja ili problema. Proces rješavanja tih problema  će biti učinkovit ukoliko je ustanovljena odgovornost timova/osoba te u kolikoj su mjeri problemi pod njihovim nadzorom. Zbog toga je od velike važnosti imati određen sustav rješavanja problema. Upravljačka struktura udruge se mora redovito sastajati i komunicirati te rješavati sve probleme koji sprječavaju ostvarenje normi ili provedbu određenog projekta.

 

RAZMJENA ZNANJA UNUTAR UDRUGE

Da bi se postigla poboljšanja i rješavali problemi, svatko uključen u djelovanje udruge mora poznavati:

• statut,
• strateški plan rada,
• akcijski plan rada,
• očekivanja korisnika (članova),
• zahtjeve tržišta (kod gospodarske djelatnosti),
• financijsku sliku udruge.

Ranije je bilo pod normalno da navedene informacije znaju uglavnom samo predsjednik udruge i tajnik, no međutim, danas, kada su udruge postale poput malih poduzeća, navedene informacije se moraju proširiti i na cijelu upravljačku strukturu, zaposlenike i koordinatore volontera. Također, dokazano je i povećanje zadovoljstva navedenih ukoliko se s njima dijele te informacije. Isti dobivaju osjećaj pripadnosti udruzi i želju za uključivanjem u njezin napredak. Na ovaj način stvara se i distribucija znanja koja svakako stvara stanje u kojemu je smanjen negativan ishod, uključujući i onaj koji se odnosi na kupce i gospodarsku djelatnost udruge.

Nije dovoljno jednom godišnje, kako se uglavnom još uvijek u većini udruga radi, na godišnjoj izvještajnoj sjednici Skupštine dijeliti informacije o radu udruge. Te informacije moraju imati svoj neometan i kroz godinu svakodnevan kontinuirani protok među upravljačkom strukturom. A ostvarenja udruge moraju svakodnevno biti dostupna članovima udruge.  Nažalost, još uvijek se često to rješava na način da netko iz Upravnog i Nadzornog odbora sastavi izvještaje na način da je njihov tekst uglavnom godinama identičan. To je u redu ukoliko udruga postoji samo na papiru i želi zadovoljiti administrativnu i zakonsku formu, no ukoliko je ona živa organizacija, onda tim izvještajima trebaju prethoditi mjesečni izvještaji, sastanci i vidljiv način mjerenja ostvarenja akcijskog plana djelovanja.

Najbolji način za razmjenu informacija i znanja su sastanci timova i upravljačke strukture. Na tim sastancima se izvještava o ostvarenju i postojećim problemima te pronalaze adekvatna rješenja.

 

VIDLJIVOST UDRUGE

Informiranje članova o radu udruge je također veoma bitno te je stoga u današnje vrijeme neophodno da udruga bude vidljiva. Vidljivost udruge se postiže njezinom prisutnošću na internetu (Web stranica, društvene mreže, portali). Koliko god se navedeno činilo svakodnevicom i jednostavno, svaka udruga bi trebala imati osobu zaduženu za navedeno i osobu koja će se baviti isključivo navedenim. Više o vidljivosti udruga u narednim lekcijama.

„Nije dovoljno jednom godišnje, kako se uglavnom još uvijek u većini udruga radi, na godišnjoj izvještajnoj sjednici Skupštine dijeliti informacije o radu udruge. Te informacije moraju imati svoj neometan i kroz godinu svakodnevan kontinuirani protok među upravljačkom strukturom. A ostvarenja udruge moraju svakodnevno biti dostupna članovima udruge i volonterima.“

Autorica teksta: Emilija Malovčak, CLIP Našice 

 

Edukacija se organizira u sklopu provedbe EU projekta "Društvenim poduzetništvom do uspjeha na nogometnom terenu".

Projekt je financiran EU sredstvima iz Europskog socijalnog fonda.

Nositelj projekta: NK „Motičina“ Donja Motičina

Partner: CLIP Našice

Suradnik: Općina Donja Motičina

Vrijednost projekta: 1.199.920,91 HRK

Razdoblje provedbe: 05. listopada 2020. – 05. travnja 2023. godine

 

"Sadržaj edukacije isključiva je odgovornost CLIP Našice."